Cele 7 porunci ale etichetei de e-mail pe care ar trebui să le respecte toți

Indiferent dacă corespondența dvs. este personală sau profesională, suntem cu toții vinovați că am comis un e-mail faux pas din când în când. (Dacă ați putea șterge memoria transmiterii acelui e-mail neadecvat către persoana greșită!) Data viitoare când redactați un mesaj pentru masă, urmați aceste porunci ale etichetei e-mailului pentru a evita o neplăcere de comunicare demnă de crimă.



LEGATE DE: Tot ce ar trebui (și nu ar trebui) să includă într-un e-mail în afara biroului



Articole corelate

1 Răspundeți tuturor cu precauție

Nu răspundeți la toate, cu excepția cazului în care fiecare persoană din lista de distribuție trebuie să știe ce trebuie să spuneți, spune Aimee Symington, CEO Finesse Worldwide. Ea sugerează să treceți în revistă numele de pe listă și să răspundeți numai celor care au nevoie efectiv de răspunsul dvs. Aceasta poate însemna să răspundeți doar expeditorului sau trei dintre cei șapte destinatari. Și dacă managerul sau colegul dvs. dorește să fie copiat pe ceva, respectați cererea ei.

Răspunsurile amănunțite pot economisi timp celorlalți. Indiferent dacă este vorba de motive de afaceri sau sociale, oamenii vor începe să se enerveze de un flux de e-mailuri nesemnificative, deoarece trebuie să se oprească pentru a le deschide, spune Diane Gottsman, fondatoarea Protocol School din Texas. Așadar, gândiți-vă de două ori înainte de a răspunde tuturor cu Nu reușesc, data viitoare când sunteți invitat la brunch.

Două Nu lăsați niciodată un subiect gol

Un subiect bun îi ajută pe destinatari să acorde prioritate e-mailurilor, spune Lizzie Post, co-gazdă a podcast-ului Awesome Etiquette. Orice ai face, nu-l lăsa necompletat. Când creați un subiect, faceți-l specific și concis și urmăriți-vă ortografia și gramatica. Este primul lucru pe care îl observă o persoană, spune Post.



LEGATE DE: Organizați-vă viața profesională în 5 pași simpli

Deoarece o linie de subiect ar trebui să reflecte conținutul e-mailului, experții recomandă actualizarea liniei de subiect pe măsură ce conversația curge. Evitați liniile de subiect care ar putea minimiza urgența unui e-mail (gândiți-vă: întrebare rapidă pentru a titla o problemă majoră de lucru) sau poate determina pe cineva să rateze un mesaj pe care crede că l-a citit deja, explică Gottsman. Ea sugerează să începeți un nou thread dacă un e-mail s-a îndepărtat prea mult de mesajul original.



3 Răspundeți prompt

Deși experții nu sunt de acord cu privire la un timp de răspuns adecvat pentru e-mailuri, sunt de acord că aproape fiecare e-mail merită un răspuns. Dacă un răspuns simplu (Prins, mulțumesc sau sună ca un plan bun) va fi suficient, încercați să răspundeți imediat ce citiți un e-mail.

Uneori, un e-mail va necesita informații care ar putea dura câteva zile până la adunare - dar asta nu înseamnă că aveți voie să lăsați oamenii agățați. Spuneți-le că le-ați primit e-mailul și că veți reveni când puteți, spune Symington.

Și nu uitați să folosiți un mesaj de răspuns automat dacă călătoriți sau în afara biroului , adaugă ea, astfel încât alții știu că nu ar trebui să aștepte un răspuns.

4 Transmiteți cu precauție

Asigurați-vă că transmiteți persoanelor potrivite din motivele corecte, spune Post. Înainte de a redirecționa, evaluați sensibilitatea conținutului - care include orice atașament și numele și informațiile de contact pentru toți cei asociați mesajului. Unii oameni ar prefera ca informațiile lor de contact să rămână private. Dacă un fir conține prea multe puncte detaliate ale unei discuții, începeți un nou e-mail.



LEGATE DE: Cum să gestionați 5 situații de coleg de muncă extrem de enervante



5 Spune-i cuiva dacă a fost piratată

Am fost cu toții acolo. Un virus devine puternic și, înainte de a-l ști, îl trimitem pe bunicuț cu linkuri care ar face pe oricine să roșească. Dacă primiți, în mod evident, un virus, anunțați victima care s-ar putea să nu fie la curent cu ce se întâmplă. Spuneți doar „Am vrut să vă anunț că se întâmplă acest lucru”, spune Symington. Este un lucru frumos de făcut.

6 Respectați arta de a trimite prin e-mail

Îți pasă să faci o impresie bună în persoană, deci de ce să nu ții persoana ta de e-mail la același standard? E-mailul este o reflectare a dvs. și ar trebui să fie scris ca o scrisoare mai mult decât un text, păstrând în același timp concisiunea, spune Symington. Verificați ortografia, gramatica și punctuația. Toate majusculele indică că țipi și toate minusculele înseamnă că ești leneș. Prea multe fonturi, culori și fețe zâmbitoare pot fi iritante, adaugă ea.

Fii prietenos fără să încerci să exagerezi cu umorul. Greșește din partea prudenței chiar dacă ai simțul umorului, spune Gottsman. Tonul este prea des confundat în e-mail și nu vrei să devii neprofesionist, deoarece cineva nu primește gluma ta.

7 Rețineți: fără e-mail la cină

Este un lucru dacă luați o masă informală împreună cu o altă persoană semnificativă (iar data noaptea este mâine), dar nu verificați absolut e-mailul la o cină, spune Post. În ceea ce privește întâlnirile la birou, depinde. Dacă colegii aduc telefoane sau laptopuri în sălile de conferințe pentru a accesa e-mailul în timpul întâlnirilor, atunci este bine. Fii conștientă că culturile companiei vor avea politici diferite în ceea ce privește e-mailul, spune ea. Cunoașteți natura e-mailului la locul de muncă pentru a fi adecvat.