Tot ce ar trebui (și nu ar trebui) să includeți într-un e-mail în afara biroului

În lumea muncii, există puține mai multe acronime binevenite decât OOO. Pe lângă faptul că este poarta promisiunii către o existență lipsită de griji, setarea unui mesaj în afara biroului pe e-mailul de la serviciu este o modalitate practică de a informa colegii și clienții că veți fi greu de ajuns - dacă nu de neatins - pentru o anumită cantitate de timp. Așadar, deși nu este nevoie să îl regândim (nu scrieți un roman aici), contează ceea ce includeți.



cum să remediați culoarea părului greșit

S-ar putea să vă simțiți un pic incomod și robotizat să scrieți în prealabil un mesaj în afara biroului, dar este necesar și util pentru oricine ar putea încerca să ajungă în timp ce beți Mai Tais pe plajă sau faceți drumeții în Machu Picchu. (În plus, setarea unui mesaj îndepărtat vă va ajuta să vă deconectați și să vă relaxați dacă aveți probleme cu părăsirea locului de muncă la serviciu.) Iată ce să spun (și ce să nu spun) în răspunsul automat al vacanței.



LEGATE DE: 9 moduri de a economisi pentru vacanța pe care o meritați

1. Includeți o felicitare și o semnare.

Desigur, modul în care începeți un mesaj OOO va depinde de preferințele personale și de mediul de lucru. În timp ce un „salut” mare nu este absolut necesar, trebuie să începeți de undeva și este plăcut să adăugați o notă umană. Dacă sări direct în interior, în prezent am ieșit din birou ... îți pare prea ciudat și detașat de tine, ușurează-te cu un simplu, Salut acolo, sau îți mulțumesc pentru e-mail.



Același lucru este valabil și pentru semnătura dvs. Sunteți binevenit să renunțați la data întoarcerii dvs., dar dacă are sens să închideți ceva de genul „Vă mulțumim!”, „Cel mai bun, (numele dvs.)” sau „Să aveți un weekend minunat (sau să introduceți vacanță aici)! ', mergi pentru asta.



2. Includeți cât timp veți fi afară.

Menționați datele de începere și de încheiere: voi călători în perioada 3-7 iulie și nu voi verifica e-mailurile. Voi răspunde la nota dvs. cât mai curând posibil când mă voi întoarce la birou pe 8 iulie (nu uitați să opriți răspunsul la vacanță când vă întoarceți!).

3. Includeți dacă veți verifica sau nu e-mailul.

Un mesaj îndepărtat nu este util doar atunci când ieșiți complet din grilă. Este posibil să călătoriți la serviciu sau să lucrați de la distanță, făcând comunicarea sporadică și conexiunea WiFi neclară. Dacă nu veți verifica sau răspunde la e-mailuri, spuneți acest lucru (consultați exemplul de mai sus). În caz contrar, este util să setați un mesaj care să avertizeze persoanele la care nu veți fi la fel de fiabil din cauza obligațiilor de călătorie sau de la fața locului. Totul înseamnă să stabiliți așteptări pentru cei care încearcă să vă ajungă. De exemplu: Vă mulțumim pentru nota dvs.! Voi călători pentru o ședință foto până pe 3 iulie și voi verifica periodic e-mailurile / am acces limitat la e-mail și pot răspunde lent.



4. Includeți cum să vă contactați (dacă este cazul).

Dacă veți fi disponibil într-o anumită capacitate, indicați cum să contactați exact. De exemplu: nu voi verifica e-mailurile, dar dacă trebuie să mă contactați din orice motiv, vă rugăm să mă contactați pe celula mea ... Sau: Dacă este sensibil la timp, vă rugăm să nu ezitați să mă trimiteți din nou un e-mail la data returnează) deci este în partea de sus a căsuței de e-mail. Sau: Pentru solicitări urgente, vă rugăm să contactați (numele unui asistent, coleg, freelancer sau alt tip de acoperire disponibil la birou). Înainte de a include informațiile de contact ale altui coleg în OOO, ștergeți-le cu ele - chiar dacă sunteți superiorul lor, o înfruntare este totuși o bună curtoazie.



5. Evitați detaliile personale inutile.

Dacă sunteți în concediu de maternitate / paternitate sau vă căsătoriți în acel weekend (!), Este foarte bine să includeți acest lucru - dar este vorba în măsura în care partajarea personală trebuie să aibă un răspuns automat. Gândiți-vă la modul în care ați putea reacționa la mesajul cuiva în deplasare, menționând prea multe detalii personale. Doriți ca persoana aflată la capătul destinatarului să știe a), dacă îi veți răspunde sau nu la e-mail și b), când se poate aștepta să primească răspunsuri de la dvs. Orice altceva este probabil TMI, deci păstrați-l simplu.

LEGATE DE: Cel mai bun mod de a semna e-mail, dacă doriți un răspuns rapid