Organizați-vă viața profesională în 5 pași simpli

Organizarea la locul de muncă este captivantă. Sigur, este nevoie de un anumit impuls pentru a începe, dar odată ce ai instalat sisteme care funcționează pentru tine, totul dă clic. Este ca și cum ai curăța frigiderul - din când în când, trebuie să mergi adânc, dar merită în fiecare zi, spune Sue Rasmussen, un antrenor dezordonat care lucrează cu femei profesionale. Pentru a porni o organizare în biroul dvs., încercați aceste sfaturi.



Articole corelate

1 Reorganizați-vă căsuța de e-mail.

Evaluează e-mailurile pe care le primești în fiecare zi. Primiți buletine informative sau actualizări care nu vă servesc? Dezabonați-vă, spune consultantul în productivitate Carson Tate, fondatorul firmei de consultanță în productivitate Funcționează simplu . Dacă un e-mail va dura mai puțin de câteva minute pentru a face față, faceți acest lucru imediat, chiar dacă asta înseamnă ștergerea sau arhivarea acestuia. Dacă răspunsul trebuie să fie mai implicat, încercați să schimbați subiectul cu un element de acțiune. Spuneți că am primit un e-mail despre revizuirea unei prezentări PowerPoint. Acesta este pasul meu de acțiune pe care îl introduc în linia subiectului, astfel încât să nu trebuiască să recitesc e-mailul, spune Tate. Serverul dvs. de e-mail poate automatiza anumite lucruri pe care le faceți des? Transformați răspunsurile obișnuite în semnături sau încercați filarea automată: puteți scrie o regulă în Outlook pentru a muta automat mesajele din rapoartele directe în dosarul lor de fișiere, spune Tate, care este minunat pentru a găsi lucruri mai târziu.



Două Obțineți un control asupra calendarului.

Puneți tot ceea ce faceți într-un calendar digital - includeți întâlniri, da, dar, de asemenea, blocați timpul pentru prânz. Un calendar este o manifestare vizuală a timpului tău și ar trebui să-l folosești ca un plan pentru ziua ta, nu ca un loc în care ceilalți îți pot planifica ziua, spune John Zeratsky, coautor al Faceți timp: cum să vă concentrați asupra a ceea ce contează în fiecare zi (19 dolari; amazon.com ). Lui Rasmussen îi place Acuity Scheduling, o platformă care vă permite să vă verificați disponibilitatea cu clienții și colegii. Un calendar organizat poate arăta cât de bine (sau prost) îți gestionezi timpul, notează Zeratsky. Când săptămânile se simt cu adevărat nebunești, mă voi uita înapoi. Un pic de reflecție mă ajută să planific mai bine în viitor.

cadouri de ziua de nastere pentru fata care are de toate

3 Curățați-vă rapid spațiul.

Încercați să reduceți hârtiile libere de pe birou, spune Rasmussen. (Pentru a reduce și mai mult dezordinea, scanați documentele pe care doriți să le păstrați și creați un Google Drive dosar pentru fișiere, astfel încât să le puteți accesa oriunde.) Sortați hârtiile în categorii în funcție de necesitatea de a le citi, a le înregistra, de a vă trimite o comisie, de a apela pe cineva sau de a merge online pentru a urmări. Te simți copleșit de toată ziarul? Alegeți doar o zonă din spațiul dvs. de lucru - poate fi la fel de mic ca un sertar sau la fel de mare ca întregul desktop - și curățați tot ceea ce știți că nu aveți nevoie. Repetați pe mai multe zone până când ați acoperit întregul birou.



4 Rearanjați-vă și spațiul digital.

Împrumută structura organizațională pe care o au smartphone-urile. Aplicații similare (cred că aplicațiile pentru sănătate sau aplicații pentru cumpărături) pot fi grupate în foldere. Tate sugerează să folosiți acest lucru ca principiu ghid pentru organizarea fișierelor computerului. Adăugarea de date la numele dosarelor poate fi, de asemenea, utilă; acesta este un moment bun pentru a verifica instrucțiunile de păstrare a înregistrărilor digitale ale companiei dvs. și pentru a afla cât timp trebuie să stocați documentele și ce puteți arunca la coș. Pentru documentele pe care le păstrați, gândiți-vă cum și când le preluați, spune Tate. Fișierele pe care le folosiți frecvent ar trebui să fie ușor de accesat. Pentru a numi fișiere pentru sistemul dvs. de recuperare, uitați-vă la document și întrebați-vă: „Care este primul lucru la care mă gândesc când mă uit la acest document?” Orice îmi vine în minte este numele fișierului dvs., spune ea.



5 Faceți o listă de sarcini mai inteligentă.

Lauren McGoodwin, fondator și CEO al Cariera Contessa , un site de carieră pentru femei, sugerează să scrieți sarcinile de a doua zi înainte de a părăsi biroul în fiecare seară. Încerc să îmi pun sarcinile în niveluri de prioritate. Îi împart în „prioritate ridicată”, „victorii ușoare” și „pot aștepta ziua următoare”, spune ea. Acest lucru o ajută să includă sarcini personale, cum ar fi exercițiile fizice, pentru că poate vedea când va avea buzunare de timp. Depinde de tine dacă îți faci lista digitală sau analogică. Unele cercetări arată că scrierea unei sarcini vă poate face să aveți mai multe șanse să o realizați. Tate spune că preferă listele digitale, deoarece poate fi dificil să conceptualizezi proiectele viitoare dacă nu ai un spațiu fizic pentru acestea în planificatorul tău de hârtie; puteți urmări cu ușurință lunile și anii viitori într-unul digital.

de unde vine smântâna groasă